LEÓN, GTO.- IMMujeres ya cuenta con un Archivo de Concentración en operación, convirtiéndose en la primera paramunicipal de la Administración Municipal de León en poner en funcionamiento un espacio de este tipo.
Y aunque puede sonar como un tema meramente administrativo, detrás de cada expediente hay información relacionada con mujeres que en algún momento acudieron al Instituto para pedir atención, orientación o acompañamiento.
Por eso, el nuevo archivo tiene una función que va más allá de guardar documentos en orden. Se trata de mantener bajo resguardo información que puede incluir datos personales, historias de vida y detalles de procesos de atención que deben manejarse con cuidado y bajo controles establecidos.
UN ESPACIO PARA CUIDAR LA INFORMACIÓN
El Archivo de Concentración está destinado a recibir expedientes que ya terminaron su etapa de trámite, pero que todavía deben conservarse durante el periodo correspondiente antes de determinar su destino documental.
El espacio cuenta actualmente con cuatro áreas para el resguardo de documentos, además de una zona destinada a recibir transferencias primarias y realizar consultas.
El inmueble fue acondicionado tomando en cuenta los lineamientos para la preservación de acervos documentales, con medidas relacionadas con conservación y seguridad.
Esto permite que los expedientes puedan organizarse, localizarse y consultarse de manera controlada cuando sea necesario.
La titular del IMMujeres, Ivonne Pérez Wilson, señaló que la puesta en operación representa un avance en la forma de organizar, conservar y proteger la información que permanece bajo responsabilidad del Instituto.
Además, destacó que con este espacio la paramunicipal se convierte en la primera de la Administración Municipal de León en contar con un Archivo de Concentración funcionando.
EL PRIMER TRASLADO YA COMENZÓ
El trabajo no se quedó únicamente en la apertura del inmueble. Actualmente, personal del IMMujeres ya realiza su primera transferencia primaria, correspondiente a documentación del área jurídica, adscrita a la Dirección Administrativa.
Después continuará el proceso con los documentos generados por la Dirección de Atención Integral a las Mujeres.
La encargada del archivo, Lilia Solórzano, explicó que la operación permitirá mantener un mayor control sobre la documentación transferida y facilitar su recuperación cuando sea necesario, siempre considerando los plazos establecidos para su conservación.
También tiene una relación directa con la protección de datos personales y de la información confidencial de las usuarias.
El orden documental también resulta importante cuando llega el momento de revisar cómo se realizaron determinados procesos. Los expedientes permiten acreditar el trabajo institucional en ejercicios como entregas-recepción, auditorías y acciones de fiscalización.
Durante la puesta en operación estuvieron presentes Sara Cecilia Casillas Martínez, encargada de despacho de la Dirección General, integrantes de su equipo y Ma. Isabel Llamas Andrade, presidenta del Consejo Directivo del IMMujeres.
Llamas Andrade reconoció el trabajo del personal encargado de mantener en orden y bajo cuidado la documentación.
Al final, lo que parece una cuestión de archivos y expedientes tiene una parte bastante más humana. Cada documento representa una atención realizada y, en muchos casos, información que una mujer decidió compartir al buscar acompañamiento.
Ahora esa documentación cuenta con un espacio específico para permanecer organizada, protegida y disponible cuando corresponda.
